飲み会の幹事はめんどくさいけど役に立つ

飲み会の幹事はめんどくさいけど役に立つ

札幌で「小さなイベントの作り方講座」を開催しています、吹越平奈子と申します。

小さなイベントを主催してみたい、でもやったことがないから不安、という方も多いはず。イベントって一発勝負でぶっつけ本番ですしね。だから慣れるにはとりあえず数をこなすしかない。

でも、できることなら予行練習をしたい。でもどうやって??という方に、予行練習は出来ないけれど、「小さなイベントを主催することに慣れる」方法があるのでお伝えしようと思います。

それはとっても簡単、飲み会の幹事を進んで引き受けることです。友達同士の「今度飲もうねー!」「同窓会やりたいよねー!」「あの店行ってみたいよねー!」を自ら進んで企画するんです。

はいー????って感じですよね!笑

でも、こういうのって「誰かがやってくれたら参加する、でも自分は計画しない」ですよね。だって面倒だから(笑)だから「やりたいねー」とは言うけど、「私が企画する」って言う人はなかなかいないですから。だからやるんです。

以下、その理由を説明していきますね。

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①ターゲットのリサーチになる

・場所のリサーチ・・・個室がいいのか、何が食べたいのか、駅近がいいのか、みんなの要望をまとめながらお店選びをしているうちに、いつしかいろんなお店を知ることができます。

・人のリサーチができる・・・
例えば友達同士でも、男性か女性か、既婚か未婚か、子供がいるかいないか、会社員か経営者か、などなど、その人の立場や環境によってセッティングする日時、出せる会費、場所も変わってきます。なので自分のイベントのターゲットとしている人はいつが参加しやすくて、参加費はいくらなら妥当なのか、わかってきます。

・悩みのリサーチができる
飲んでる時って、本音が出やすいじゃないですか。そうすると、ちょっとした愚痴だったり、悩みだったり、願望がポロリと出てくるものです。そこから自分のイベントのヒントを得ることができたりします。
例えばアラフォー女子会なんかをすると、必ず出てくるのが「老けることの悩み」「結婚」「離婚」「お金」「子供のこと」だったりしますが、この年代のお悩みはこれかー!だったらこう言うイベントをやったらいいかも!とか分かってきます。

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②メンタルが強くなる

集合時間決めても遅刻は当たり前で、しまいには当日のギリギリになってドタキャンする人というのも必ずいます。あとはせっかくお店を選んだのに美味しくないっていう人、酔って場の空気を乱す人、店員さんに絡む人、飲みすぎちゃう人、会社の飲み会だと話が盛り上がりすぎて、口論になったりすることも。一生懸命企画した主催者の立場に立つと、イラっとすることも多々起こります。

そんな時、心穏やかに、大きな器で、冷静に、しかし時にはビシっと対応するのが主催者の役割なんですね。

実際にイベントを開催すると、どんな人が来るかわからないので、その心構えは絶対に持っていた方がいいです。飲み会は強く穏やかな心を育てます。

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③空気を作る練習になる

あの人誰とも話していないなぁー
なんだか盛りがってないなー
空気が重いなぁー
みんな緊張しているなぁー

そんな空気を読めて、和ませて、人と人を繋げる。

そしてイベントに来ることによって、何か一つでも参加者さんに持ち帰ってもらうのが主催者の役割です。知識でも情報でもいいし、楽しい時間でもいいし、人との繋がりでもいい。参加費を頂くってそういうことです。

しかし、空気って感覚的なものなので、一朝一夕でできることではなく、なので普段からそういう意識を持つことが大事になってきます。

※そのあたりのテクニックについては、また別途書こうかなと思ってます。

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難関は「同窓会」「会社の飲み会」

「飲み会」と書きましたが、その中でも特に同窓会と会社の飲み会は学びの場になります。

なぜかというと、同窓会は男女、職業、住んでいる場所などバラバラなので、諸々の調整が大変。しかも何十年ぶりかに会う昔の友達ってことでみんな最初は緊張しています、そこをどう盛り上げていくのか。人数もそれなりに多くなると、取りまとめるのも結構大変。だから、ものすごく勉強になります。

そして会社の飲み会。会社の飲み会って、参加したくないっていう人も多い。それをどうやって来たい気持ちにさせるか、そこが腕の見せ所です。要はプレゼン力、企画力、場づくり力が試されます。例えば「普段は話せない役員の方ともざっくばらんに話せます!」なのか「なかなか予約の取れないあの店で開催します!」なのか「他部署との交流会」なのか、切り口は色々あるはずです。

最後に、小さなイベントを開催するにあたり、必要なことをズラーっと書き出してみましたが、飲み会の幹事を引き受けた時にやらなければいけないことと、ほぼ同じなんです。

・日時を決める
・場所を決める
・ターゲットを決める(どんな人を呼ぶか決める)
・告知する
・場所を予約する
・参加者や関係者と連絡をとる、調整をする
・当日の進行
・参加者さんの応対
・場の空気を良くする(楽しんでもらうよう配慮する)
・ドタキャンやドタ参の対応
・アフターフォロー

ということは、飲み会も立派なイベントの一つなんですよね。

最後に

「ひなちゃんが企画してくれたら参加する!」「計画立ててよー!」「いいね、それやろー!(自分は何もしないけど)」そんな言葉を今まで何度言われたことか。結局、「誰かがやってくれたら参加する、でも自分は計画したくない、だって面倒だもん」が大衆心理です。

イベントは参加する方が100倍楽ですからね。

けれど、そこをあえて「イベントやりたい!」と思うのであれば、きっと皆さんにとって「伝えたい何か」「熱いもの」を心に秘めているのだと思います。

であれば「たかが飲み会、されど飲み会」ぜひ貴重な練習の機会を無駄にすることなく、自身のイベント運営に役立てていただきたいと思います。

hinako-fukikoshi
北海道札幌市生まれ。仕事を達成した時に飲むビールが何より好物。
約15年間の会社員やラジオレポーター、司会、MC業を経て、現在はフリーランスでイベント関係の仕事をしつつ「女性が自分の魅力や強みを活かして働くことが当たり前の社会をつくること」を目指して活動しています。
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